対話

「振り返り」対話は、その一年の「グランド・フィナーレ」となります。「何が起きたのか?」という問いに答える対話であり、これからの方向性を築くための基礎づくりの時間です。振り返って思い巡らす機会であり、特にその一年の出来事、達成されたゴール(たとえ途中までであっても!)、神が働かれて成長を遂げた分野を祝う機会です。

「振り返り」対話は、利点やアプローチにおいて多くの点で「修正」対話との似ています。ですから修正対話の準備のために細かい内容や追加資料(「修正・振り返りの対話」 「リーダー用資料」にある)を読んでから時間がたっている場合、もう一度「修正」対話のページを読むことをすすめます。

対話の前に:
「振り返り」対話は実際に起きた出来事を評価し祝うためのものです。ですから「修正」対話と違い、リーダーであるあなたは十分な時間を取って、このチームメンバーの一年間のパフォーマンスと達成事項について、自分が思うところを考え抜く必要があります。彼らのポジション・フォーカスおよび修正対話での記録に目を通します。主なミニストリー・ゴールとPDP優先事項を一つ一つ考察し、「ポジション・フォーカス振り返り」用紙の各項目をどう評価するかを心に思い描きます。

そのメンバーが職務記述書を持っているなら、その記述を通じてチームやミニストリーにおけるそのメンバーの責任を広範囲で見て働きを評価することができます。「役割評価」のために役立つ質問を「文書」ページに入れました。

前回の対話のときと同様に、チームメンバーと会っている時に洞察と知恵、恵みとまことが注がれるように祈りましょう。

対話

主なツール (「文書」セクション)からダウンロード可:

• 「ポジション・フォーカス」用紙 (サイクルの初めに設定し、「修正」対話で改訂されたもの)
• 「ポジション・フォーカス 振り返り」用紙 (未記入、しかしリーダーとメンバーによる下書きあり)
• 「役割振り返りのための質問」

「振り返り」対話は「修正」よりも長いものになります(約90分)。2つの異なる要素があるからですが、それを実施すればとても役に立ちます。2つとも前回の「修正」対話よりも価値あるものです。

できればあなたとメンバー両方ともポジション・フォーカス用紙(「修正」対話で改訂したもの)を持参するとよいでしょう。また対話の準備のときのメモも忘れずに。

今回の対話における2つの要素とは、以下のようなものです:

ズーム・イン: 
対話の「ズームイン」においては、ポジション・フォーカスの要素に集中します。「優先事項はどの位達成できましたか?」ある人は、「振り返り」用紙の採点システム(チームメンバーのパフォーマンスを「満足」「際立っている」「改善の必要あり」で評価する)を良く思わないかもしれません。この部分は不可欠なものではありません。しかしどうしても必要なことは、自分がどの分野においてうまく行ったのか、そしてどの分野において引き続きフォーカスする必要があるのかを、チームメンバーが理解しているという点です。その理解があって、次年度の優先事項を設定するための再フォーカス対話が成り立つからです。ポジション・フォーカスにおける各分野一つ一つを振り返り(「修正」ディスカッションからの質問を用いても良いでしょう)、パフォーマンスを評価し、適切な次のステップを一緒に考えます。次のステップはこの段階で最終決定させる必要はありません。続く再フォーカス対話において次のステップを完成させることになりますが、その前に返ることは後で役立ちます。

  ズームアウト 

対話の「ズームアウト」部分では、職務記述書(もしあれば)を参考にしながら、そのメンバーのより広い役割という視点でポジション・フォーカス優先事項を考えます。職務記述書という公式文書(強くお勧めします!)が存在する場合であっても、あるいはリーダーとメンバーが優先事項以外の職務内容をただ頭で把握している場合でも、フォーカスした優先事項だけではなく役割全体に取り組むことは重要です。このズームアウト部分を導く上で役立つ質問を整えました。「役割を振り返る質問」は「文書」セクションにあります。

結果

対話が終わるころには、あなたとメンバーは今年度のパフォーマンスの評価において同意しており(または、少なくても見解の相違について理解している)、次のステップを考えるプロセスが始まっているようになります(次のステップは[再]フォーカス対話で最終決定します)。

「ポジション・フォーカス 振り返り」文書を記入するのはチームリーダーの責任です。メンバーの方はづおぞご了解下さい。振り返り文書が完成したら、以下のことを行います。

• 自分のためにコピーを保存する。引き続き考えるために、そして再フォーカス対話の頃にもう一度参照することになるでしょう。
• チームメンバーにコピーを渡す。自分が達成した事柄を見直すのは励ましになります。また自らの育成とともに、神が召された働きに彼らを 集中させ、駆り立てることにつながります。
• あなたの所属団体にHR部門があるなら、彼らに振り返り文書を提出することは助けになるでしょう。スタッフ育成の記録に役立つからです。 「役割の振り返り」によって彼らの将来の役割に関する願いが明らかになってきたら、HRやリーダーシップが将来彼らの計画を立てる上で不可欠な情報となります。

サイクルの継続

この育成サイクルがさらに豊かになるためには、さらに深く進み続けるしか方法がありません。この振り返りのステージまで進んだあなたは、たぶん他のツールやプロセスも一緒に使用するなら、サイクルの全プロセスがもっと効果的になると気づいていることでしょう。よく使われるツールは以下のものです:

• 戦略的計画 スタッフ育成サイクルをやる中で、予想しにくさを感じるかもしれません。その理由はおそらくそのミニストリーまたはチームが戦略的な優先事項に関して明確ではないからです。
• 職務記述書 職務記述書はたとえ存在しても多くの場合使われないため、ある特定の役割が顧みられない結果が生じます。記述書作成や修正の過程は事務的仕事を増やすものと考えられがちですが、じつは膨大な量の誤解・衝突・イライラを事前に防いでくれます。
• 個人育成計画とインプット ポジション・フォーカスには二つの育成分野を特定するものです。ですが、育成に関して他の人からのインプットを(360度フィードバック質問などのツールを利用して)得ること、そしてより詳細な育成計画を(個人育成計画のかたちで)練り上げることが実に役立っていると多くの人が述べています。この二つのツールは「文書」セクションからダウンロードできます。前にも述べたように、年度半ばに(「修正」対話のころに)時々フィードバックと育成計画作製を行うのはよいかもしれません。